Часть 1 Создание новой базы данных

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access <strong>базу</strong> Step 1

    1

    Во вкладке «Файл» выберите «Новая». База данных это место хранения вашей информации в разных формах. Вы можете создать пустую базу данных, пустую веб-базу данных, или выбрать любую из широкого ассортимента шаблонов.
    • Пустая база данных это стандартная база данных программы Access, отлично подходит для локального использования. Создание пустой базы данных также создаст одну таблицу.
    • Веб-база данных разработаны для применения вместе со встроенными инструментами Access для публикации в интернете. Создание пустой базы данных также создаст одну таблицу.
    • Шаблоны -это заранее построенные базы данных широкого спектра применения. Выбирайте шаблоны, если вы не хотите тратить слишком много времени, сводя структуру баз данных в единое целое.
  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 2

    2

    Назовите свою базу данных. Как только вы выбрали тип базы данных, назовите ее согласно предназначению. Это будет особенно полезно, если вы работаете одновременно с несколькими разными базами данных. Введите название в поле «Имя Файла». Нажмите «Создать», чтобы сгенерировать новую базу данных.

Часть 2 Добавление информации в базу данных

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 3

    1

    Определите лучшую структуру для хранения вашей информации. Если создаете пустую базу данных, вам стоит заранее подумать, как организовать хранение своей информации и заранее добавить необходимую структуру. Существует несколько вариантов, как вы можете изменять и взаимодействовать со своими данными в Access:
    • Таблицы – основной вид хранения информации. Таблицы можно сравнивать с таблицами Excel: все данные распределены по строкам и столбцам. Именно поэтому импорт информации из Excel или других табличных программ относительно простой процесс.
    • Формы – формы это способ внесения информации в вашу базу данных. И хотя вы можете вносить информацию напрямую в базу данных используя таблицы, использование форм гарантирует более быстрый и наглядный ввод информации.
    • Отчеты – они подсчитывают и выводят информацию из вашей базы данных. Отчеты нужны для анализа информации и для получения ответов на необходимые вопросы, например сколько прибыли было получено, или где находятся клиенты. Они сделаны специально для распечатки в бумажном виде.
    • Запросы – именно таким образом вы получаете и сортируете свою информацию. Вы можете пользоваться запросами для поиска определенных записей из нескольких таблиц. Вы также можете использовать запросы, чтобы создавать и обновлять информацию.
  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 4

    2

    Создайте свою первую таблицу. Если вы начинаете с создания пустой базы данных, вы автоматически создадите пустую таблицу. Вы можете вводить туда данные вручную или копируя и вставляю из другого источника..
    • Каждая часть информации должна иметь собственную колонку (поле), в то время как каждая запись должны быть с новой строки. Например, каждая строка это клиент, а каждая колонка это отдельная информация об этом клиенте (имя, фамилия, электронная почта, телефон и др.).
    • Вы можете переименовывать названия колонок, чтобы было понятней какое поле для чего. Сделайте двойной клик по заголовку колонки, чтобы изменить название.
  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 5

    3

    Импортируйте информацию из другого источника. Если вы хотите импортировать информацию из файла поддерживаемого формата или определенного места, вы можете настроить Access на импорт информации и добавление в вашу базу данных. Это полезно для импорта информации из сервера в интернете или из другого открытого источника..
    • Перейдите на вкладку Внешние Данные.
    • Выберите тип файла, который вы будете импортировать. В разделе «Импорт и объединение» вы найдете несколько вариантов для выбора. Нажмите кнопку «больше», чтобы открыть еще больше вариантов выбора. ODBC – это протокол для подключения баз данных, например таких как SQL.
    • Укажите место расположения файла. Если файл на сервере, вам нужно будет ввести адрес сервера.
    • В следующем окне, выберите « Указать, как и где вы хотите сохранять данные в текущей базе данных». Выберите «ОК». Следуйте по шагам, для импорта вашей информации.
  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 6

    4

    Добавьте еще таблицу. Вы будете хранить свои разные записи в разных базах данных. Это позволит безошибочно работать вашим базам данных. Например, у вас одна таблица с информацией о клиенте, другая для информации о заказах. Затем вы сможете связать таблицу о клиентах с информацией в таблице о заказах.
    • В секции «Создать» вкладки «Домой» нажмите кнопку создания таблицы. Новая таблица появится в вашей базе данных. Вы можете вносить туда информацию точно так же, как вы делали для первой таблицы.

Часть 3 Установление взаимосвязи таблиц

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 7

    1

    Узнайте, как работают ключи. В каждой таблице есть уникальный ключ для каждой записи. По умолчанию, Access создает колонку имен, которая растет с каждым вводом. Это и есть первичный ключ. Таблицы также могут иметь внешние ключи. Это поля, связанные с другой таблицей в базе данных. Связанные поля содержат одну и ту же информацию.
    • Например, в таблице заказов у вас может быть поле «Имя Клиента» для отслеживания, кто именно заказал определенный продукт. Вы можете создать связь этого поля с полем «Имя» в вашей таблице клиентов.
    • Создание взаимосвязей позволяет улучшить целостность, эффективность и удобство чтения вашей информации.
  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 8

    2

    Нажмите на вкладку «Инструменты Баз Данных». В секции «Взаимосвязи» нажмите кнопку «Взаимосвязь». Откроется окно с обзором всех таблиц в базе данных. Каждое поле будет высвечено под названием его таблицы..
    • Вам нужно будет иметь созданным поле для внешних ключей, прежде чем вы установите взаимосвязь. Например, если вы хотите использовать «Имя Клиента» в таблице заказов, оставьте пустое поле таблице заказов под именем «Клиент». Убедитесь, что оно имеет такой же формат, как и то с которым вы устанавливаете взаимосвязь (в этом случае числа).
  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 9

    3

    Перетащите поле, которое вы хотите использовать как внешний ключ. Опустите его в заранее приготовленное поле для внешнего ключа. Нажмите «Создать» в появившемся окне, чтобы создать взаимосвязь между полями. Появится линия между двух таблиц, которая связывает поля.
    • Поставьте галочку в графе «Обеспечить целостность информации» при создании взаимосвязей. Это означает, что изменение информации в одном поле автоматически приводит к изменению второго. Это позволяет точно сохранять необходимую информацию.

Часть 4 Составление запросов

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 10

    1

    Поймите роль запросов. Запрос это действие, которое позволяет быстро посмотреть, добавить или изменить информацию в вашей базе данных. Существует большой выбор запросов, начиная от простого поиска и заканчивая созданием новых таблиц основанных на имеющейся информации. Запросы - это необходимый инструмент для подготовки отчетов.[1]
    • Запросы разделяются на два главных вида: Выбор или Действие. Выборные запросы могут доставать информацию из таблиц и делать вычисления. Запросы действия могут добавлять, изменять и удалять данные из таблиц.
  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 11

    2

    Воспользуйтесь мастером запросов, чтобы создать выборный запрос. Если вы хотите создать базовый выборный запрос, воспользуйтесь мастером запросов, чтобы он шаг за шагом помог вам в этом. Вы можете найти мастер запросов во вкладке «Создать». Он позволяет находить нужные поля в таблице.

Создание выбранного запроса по критериям

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 12

    1

    Откройте инструмент «Дизайн Запросов». Вы можете использовать критерии поиска, чтобы сузить выбор и выводить только нужную информацию. Для начала нажмите на вкладку «Создать» и выберите инструмент «Дизайн Запросов».

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 13

    2

    Выберите вашу таблицу. Откроется окно выбора таблиц. Сделайте двойной клик на нужной таблице для запроса, а затем нажмите Закрыть.

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 14

    3

    Добавляйте поля из которых нужно получить данные. Сделайте двойной клик на каждом поле, чтобы добавить поле в запрос. Эти поля будут добавляться в сетку Дизайна..

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 15

    4

    Добавьте собственные критерии. Вы можете использовать разные виды критериев, как сделать свою базу данных в access такие как текст или функции. Например, если вы хотите отобразить цены выше, чем 50 долларов в вашем поле «Цены», вы вводите >=50 в ваши критерии. Если вы хотите найти клиентов только из Великобритании, вы вводите UK в поле критериев.
    • Вы можете использовать несколько критериев в одном запросе.
  5. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 16

    5

    Нажмите «Выполнить», чтобы увидеть результаты. Кнопка «Выполнить» обозначена восклицательным знаком и находится во вкладке «Дизайн». Результаты запроса будут выведены в отдельное окно. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить результаты запроса.

Создание выборного запроса по параметрам

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 17

    1

    Откройте инструмент Дизайна Запросов. Запрос по параметрам позволит вам установить, какие именно результаты вы хотите видеть каждый раз, когда делаете запрос. Например, если в вашей базе данных есть клиенты из разных городов, вы можете настроить запрос по параметрам, чтобы выводить результаты для определенного города.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 18

    2

    Создайте выборный запрос и выберите таблицу(таблицы). Добавляйте поля для отбора путем двойного клика в общем обзоре таблицы.

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 19

    3

    Добавляйте параметр в раздел Критериев. Параметры разделены между собой скобками “[]”. Текст внутри скобок будет выведен в строку, которая появится во время проведения запроса. Например, для запроса города, кликните по ячейке критериев в поле города и введите [Какой город?].
    • Вы можете делать окончание параметров «?» или «:», но не «!» или «.»
  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 20

    4

    Сделайте запрос по множеству параметров. Вы можете использовать несколько параметров, чтобы создать поисковый запрос. Например, в поле «Дата» вы можете ввести диапазон дат, введя Между [Введите начальную дату:] И [Введите дату окончания:]. В результате запроса вы получите две строки. [2]

Создание запроса на создание таблицы

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 21

    1

    Во вкладке «Создать» нажмите «Дизайн Запроса». Вы можете использовать запросы для получения выбранной информации из уже существующих таблиц или можете создавать новые таблицы с этой информацией. Это будет особенно полезно, если вы хотите поделиться какой-либо частью базы данных, или создать особые формы для подразделов вашей базы данных. Для начала вам нужно создать обычный выборный запрос.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 22

    2

    Выберите таблицу (таблицы) из которых вы хотите достать информацию. Сделайте двойной клик на таблице, из которой вы хотите достать данные. Вы можете использовать сразу несколько таблиц, если требуется.

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 23

    3

    Выберите поля, из которых вы хотите достать данные. Сделайте двойной клик на каждом поле для добавления. Оно будет добавлено в сетку запросов.

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 24

    4

    Выставите ваши критерии. Если вам нужна определенная информация из полей, установите фильтр по критериям. Обратитесь во вкладку «Создание Выборного Запроса по Критериям» за более подробной информацией.

  5. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 25

    5

    Протестируйте ваш запрос, чтобы убедиться, что он выводит нужные результаты. Прежде чем создать таблицу, выполните запрос, чтобы убедиться, что он достает необходимую вам информацию. Настраивайте критерии и поля, пока не получите нужный вам результат.

  6. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 26

    6

    Сохраните запрос. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить запрос для дальнейшего использования. Он появится в колонке навигации в левой части экрана. Если вы нажмете на этот запрос - вы сможете использовать его снова, затем кликните на вкладку «Дизайн».

  7. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 27

    7

    Нажмите на кнопку «Создать Таблицу» в группе выбора типа запроса. Появится окно, запрашивающее имя новой таблицы. Введите имя таблицы и нажмите ОК.

  8. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 28

    8

    Нажмите кнопку «Выполнить». Будет создана ваша новая таблица согласно установленным запросам. Таблица появится в колонке навигации слева.

Создание запроса на добавление

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 29

    1

    Откройте ранее созданный запрос. Вы можете использовать запрос на добавление, чтобы добавить информацию в таблицу, которая уже создана из другой таблицы. Это полезно когда вы хотите добавить больше данных в готовую таблицу, созданную по запросу создания таблицы.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 30

    2

    Нажмите кнопку «Добавить» во вкладке «Дизайн». Это откроет диалоговое окно добавления. Выберите таблицу, которую вы хотите дополнить.

  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 31

    3

    Измените критерии запроса, чтобы они соответствовали информации, которую вы хотите добавить. Например, если вы создали таблицу с критерием «2010» в поле Год, измените это значение, согласно добавляемой информации, например «2011».

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 32

    4

    Выберите куда именно вы хотите добавить информацию. Убедитесь, что добавляете в подходящие поля для каждой добавляемой колонки. Например, если вы используете изменения приведенные выше, информация должна быть добавлена в поле Год на каждой строчке.

  5. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 33

    5

    Выполните запрос. Нажмите кнопку «Выполнить» на вкладке «Дизайн». Запрос будет проведен и информация добавится в таблицу. Вы можете открыть таблицу, чтобы убедиться, что информация введена правильно.

Часть 5 Создание и использование форм

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 34

    1

    Выберите таблицу, для которой вы хотите создать форму. Формы позволяют легко видеть данные по каждому полю, и с легкостью переключаться между записями или создавать новые. Формы – необходимый инструмент при длительных периодах ввода информации, большинство пользователей считают, что пользоваться формами гораздо проще, чем таблицами.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 35

    2

    Нажмите кнопку «Формы» во вкладке «Создать». Это автоматически создаст форму, основанную на данных из таблице. У программы Access отличные возможности по созданию полей, которые имеют правильный размер, но вы можете сами их передвигать и изменять размер по желанию.
    • Если вы не хотите отображать определенное поле в форме, вы можете сделать правый клик на ней и выбрать «Удалить».
    • Если у ваших таблиц есть взаимосвязь, над каждой записью появится описание, показывающее объединение информации. Таким образом, вы можете изменять взаимосвязи гораздо проще, чем обычно. Например, каждый торговый представитель в вашей базе данных может иметь присоединенную базу клиентов.
  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 36

    3

    Перемещайтесь по вашей новой форме. Указатели в форме стрелок перемещают вас от одной записи к другой. Поля будут заполнены вашими данными, в момент переключения между ними. Вы можете воспользоваться кнопками по краям, чтобы сразу перейти к первой или последней записи..

  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 37

    4

    Нажмите кнопку описания, чтобы воспользоваться таблицей. Она находится в верхнем левом углу и позволяет изменять значения вашей таблицы, с помощью форм.

  5. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 38

    5

    Внесите изменения в существующие записи. Вы можете изменять текст в любом поле каждой записи, чтобы изменить информацию в таблице. Все изменения автоматически отобразятся в таблице, точно так же произойдет и во всех присоединенных таблицах.

  6. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 39

    6

    Вносите новые записи. Нажмите «Добавить Запись» возле кнопок навигации, чтобы добавить новую запись в конце списка. Затем вы сможете использовать поля для внесения данных в пустые записи внутри таблицы. Это гораздо проще, чем добавлять новые данные через табличный вид.

  7. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 40

    7

    Сохраните форму, когда закончите работу с ней. Убедитесь, что сохранили форму, нажав Ctrl + S, вы сможете с легкостью войти в нее снова позже. Она появится в колонке навигации в левой части экрана.[3]

Часть 6 Создание отчета

  1. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 41

    1

    Выберите вашу таблицу или запрос. Отчеты позволяют вам быстро отобразить сводку по вашим данным. Их часто используют для создания отчетов по выручке или для отчетов по доставке, но их можно настроить почти для любой области использования. Отчеты используют данные из ваших таблиц или запросов.

  2. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 42

    2

    Нажмите вкладку «Создать». Выберите тип необходимого отчета. Существует несколько разных путей создания отчетов. Access может сделать отчет для вас автоматически или вы можете создать себе свой по вкусу.
    • Отчет - создаст авто-отчет, использующий всю доступную информацию из вашего источника. Ничего не будет сгруппировано, но для небольших баз данных вполне подойдет.
    • Пустой Отчет – это создаст пустой отчет, который вы сами сможете наполнить нужной информацией. Вы сможете выбирать информацию из любого доступного поля, чтобы создать необходимый отчет.
    • Мастер Отчетов – мастер отчетов поможет вам пройти через процесс создания отчета, позволяя выбирать и группировать данные, а затем форматировать подходящим образом.
  3. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 43

    3

    Выберите источник для пустого отчета. Если вы выбрали создание пустого отчета, вам нужно указать для него источник. Сперва нажмите вкладку упорядочить, а затем зайдите в свойства. В другом случае вы можете также нажать Alt + Enter.
    • Нажмите на стрелочку рядом с полем Записей. Появится список всех ваших доступных таблиц и запросов. Выберите один, и он будет назначен в отчет.
  4. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 44

    4

    Добавляйте поля в ваш отчет. Как только у вас есть источник вы можете добавлять поля из него в свой отчет. Нажмите вкладку «Формат», затем нажмите «добавить существующие поля». Список полей доступен в правой части..
    • Нажмите и переместите поля, которые вы хотите добавить в раздел Дизайн. Запись появится в отчете. При добавлении дополнительных полей, они будут добавляться автоматически к уже существующим.
    • Вы можете изменять размер полей путем нажатия на грани и перемещения указателя.
    • Удаляйте поля из отчета выделив заголовок и нажав кнопку Удалить.
  5. Изображение с названием Use Microsoft Access Step 45

    5

    Добавляйте группы в свой отчет. Группы позволяют быстро разбираться в информации из отчета, поскольку все подается в организованном виде. Например, вы захотите создать группы для продаж по региону или с привязкой к продавцу. Группы позволяют делать все это.
    • Нажмите вкладку «Дизайн», затем кнопку «Группы и сортировка».
    • Сделайте правый клик на любой части поля, которое вы хотите добавить в группу. Выберите «сгруппировать» из меню.
    • Появится заголовок для группы. Вы можете изменять заголовок на любой желаемый.
  6. 6

    Сохраните и поделитесь своим отчетом. Как только отчет закончен, вы можете сохранить его и распечатать как любой документ. Используйте его, чтобы рассказать об эффективности компании инвесторам, поделиться контактной информацией с работниками и для других целей.[4]

Советы

  • Microsoft Access открывается в меню "Backstage view", в котором находятся опции, позволяющие вам открывать существующие базы данных, создавать новые базы данных и получать доступ к командам для редактирования любых ваших баз.

Предупреждения

  • Некоторые возможности Access не всегда доступны, в зависимости от типа созданной вами базы данных. Например, вы не можете предоставить доступ к базе данных, созданной для использования оффлайн, а некоторые возможности оффлайн баз, например, суммарное число запросов, не будут работать в веб-базе данных.

Эту страницу просматривали 114 341 раз.

Была ли эта статья полезной?

 


Закрыть ... [X]

Базы данных и системы управления базами данных - реферат Большая книга раскрасок аст

Как сделать свою базу данных в access Как сделать свою базу данных в access Как сделать свою базу данных в access Как сделать свою базу данных в access Как сделать свою базу данных в access Как сделать свою базу данных в access Как сделать свою базу данных в access Как сделать свою базу данных в access Как сделать свою базу данных в access